Die Schule verarbeitet Daten über Personen (personenbezogene Daten). Diese Daten finden sich in Akten und Dokumenten, aber auch digitale Daten gehören dazu.

Mit der vorliegenden Datenschutzerklärung kommt die Schule ihrer Pflicht nach, die Personen zu informieren, deren Daten sie verarbeitet.

Die Verantwortung für alle Datenverarbeitungen an der Schule liegt bei der Schulleitung. Sie ist für den Datenschutz an der Schule verantwortlich.

Dabei wird sie von behördlichen Datenschutzbeauftragten unterstützt.

In diesem Abschnitt finden sich die Kontaktdaten der Schulleiterin oder des Schulleiters und der für die Schule zuständigen behördlichen Datenschutzbeauftragten, an die man sich bei Fragen zum Datenschutz an der Schule wenden kann.

48431 Rheine

Tel. 05971/94355200

Eine Schule erfüllt im Rahmen ihres Bildungs- und Erziehungsauftrags Aufgaben in verschiedenen Bereichen. Dabei verarbeitet sie personenbezogene Daten. Für eine bessere Übersicht wurden die einzelnen Datenverarbeitungen den unterschiedlichen Aufgabenbereichen der Schule zugeordnet.

Personaldaten und Schülerakten fallen z. B. in den Aufgabenbereich Verwaltung, Klassenbücher oder Notenlisten sind dem Aufgabenbereich Unterricht zugeordnet.

Eine detaillierte Information über die verarbeiteten Daten, die Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen findet sich in Abschnitt „4. Umfang, Zwecke, und Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitungen“.

Die folgende Tabelle informiert ausführlich über die Art der Daten, die verarbeitet werden, zu welchen Zwecken sie verarbeitet werden und auf welcher Grundlage (gesetzliche Rechtsgrundlage oder Einwilligung) diese Verarbeitung stattfindet. Die Tabelle E. fasst die Datenverarbeitungen zusammen, für die die Schule eine Einwilligung benötigt.

Wozu verarbeitet die Schule Daten?

Die Datenverarbeitungen, die die Schule bei der Erfüllung ihrer Aufgaben vornimmt, erfolgen zu einer Vielzahl unterschiedlicher Zwecke. Diese stehen in Zusammenhang mit der Verwaltung der Schule, der Erteilung des Unterrichts oder der Beurteilung der Schülerinnen und Schüler. Auch zur Erstellung von Statistiken, für die Kommunikation mit Eltern oder anderen Stellen. Auch für die Öffentlichkeitsarbeit der Schule werden Daten verarbeitet.

Wer erlaubt der Schule die Daten zu verarbeiten?

Die Schule verarbeitet Daten nur dann, wenn sie dazu eine Erlaubnis hat. Für den überwiegenden Teil der Datenverarbeitungen stellt das Schulgesetz NRW die rechtliche Grundlage dar. Findet sich die Erlaubnis nicht im Schulgesetz NRW wieder, benötigt die Schule in der Regel die Einwilligung der Betroffenen, z. B. für Foto- und Videoaufnahmen.

Zweck:
Erledigung der laufenden schulischen Angelegenheiten

▪ sonstiges Personal an der Schule

▪ Bewerberinnen, Bewerber

▪ (externe) Funktions-träger*innen,
z. B. Schulbegleiterin

Organisationsdaten,
z. B. Lehramt, Beschäftigungs-umfang

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben (Details s. E.A1)

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §3 Abs. 1 DSG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung, Details s. E.A1)

·       IServ

·       Untis

·       WebUntis

·       Excel

·       Datenbanken

·       Akten

Zweck:
Erfüllung des gesetzlichen Bildungs- und Erziehungsauftrags der Schule

▪ Eltern, Verpflichtete

▪ Dritte, die seitens der Eltern mit der Betreuung beauftragt worden sind,
z. B. Großeltern

Organisationsdaten,
z. B. Klasse

Leistungsdaten

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben (Details s. E.A1)

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §3 Abs. 1 DSG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung, Details s. E.A1)

·       WebUntis

·       Akten

Zweck:
Verwaltung individueller Dokumente und Vermerke bzgl. Schülerinnen und Schülern

▪ Eltern, Verpflichtete

▪ Dritte, die seitens der Eltern mit der Betreuung beauftragt worden sind,
z. B. Großeltern

▪ Lehrkräfte,
z. B. aufgrund von Klassenlehrer-schaft

▪ (externe) Funktions-träger*innen,
z. B. Schulbegleiterin

Schriftverkehr,
z. B. zu Schulpflicht-verletzungen, Ordnungs-maßnahmen

Aktenvermerke über die Schullaufbahn

sonder-pädagogische Gutachten

Unterlagen zur Aufnahme an die Schule

Prüfungsakten

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben (Details s. E.A1)

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §3 Abs. 1 DSG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung, Details s. E.A1)

·       WebUntis

·       Lupo

·       Kurs 42

Zweck:
Verwaltung individueller Beratungsdaten

▪ Eltern, Verpflichtete

▪ Lehrkräfte,
z. B. aufgrund von Klassenlehrer-schaft

▪ (externe) Funktions-träger*innen,
z. B. Schulbegleiterin

Beratungs-unterlagen sonder-pädagogischer, medizinischer, psychologischer und sozialer Art

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben (Details s. E.A1)

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §3 Abs. 1 DSG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung, Details s. E.A1)

·       Akten

Zwecke:
Planung und Ermittlung des Unterrichtsbedarfs

Durchführung des Unterrichts

Sicherstellung des Unterrichts

Organisation des Vertretungs-unterrichts

▪ (externe) Funktions-träger*innen,
z. B. Schulbegleiterin

Beschäftigungs-umfang

Informationen zu möglichem Einsatz

An- und Abwesenheit

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung)

·       WebUntis

Zweck:
Erfüllung der Dokumentations-pflicht

▪ Schülerinnen, Schüler

▪ Eltern, Verpflichtete

▪ (externe) Funktions-träger*innen,
z. B. Schulbegleiterin

Organisationsdaten,
z. B. Klasse, Klassensprecher

Nachweise zum Unterricht

Vermerke,
z. B. zu Verspätungen, Versäumnissen, Sozialverhalten

Liste der schriftlichen Arbeiten und deren Ergebnisse

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben (Details s. E.B1)

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §3 Abs. 1 DSG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung, Details s. E.B1)

·       WebUntis

Zweck:
Sammlung und Dokumentation zur  Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrages der Schule

▪ Eltern, Verpflichtete

▪ Lehrkräfte,
z. B. aufgrund von Klassenlehrer-schaft

▪ (externe) Funktions-träger*innen,
z. B. Elternvertreterin

Organisationsdaten,
z. B. Klasse

pädagogische Dokumentation:

Auszüge aus bestehenden Sammlungen,
z. B. Stammdaten

Übersichtslisten,
z. B. Klassenlisten, Anwesenheits-listen

Notenlisten, Bewertungen,
Aufzeichnungen zum Arbeits- und Sozialverhalten

pädagogische Inhaltsdaten,
z. B. Arbeits-ergebnisse, …

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben (Details s. E.B1)

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §3 Abs. 1 DSG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung, Details s. E.B1)

·       WebUntis

·       IServ

·       Kurs 42

·       Lupo

·       Excel

·       SchILDmedia

Zwecke:
Bestimmung des Lehrkräftebedarfs an den Schulen

Erstellung der Landeskarte der Inklusion

Daten für „Schule(n) suchen“

Vorbereitung Qualitätsanalyse

Verwendung für Lehrerausbildung

Förderung von Schülerinnen und Schüler mit Migrations-hintergrund

▪ Schülerinnen, Schüler

Unterrichtsdaten (UVD)

Abschlüsse

Übergangs-empfehlung

Zuwanderungs-daten, Religions-zugehörigkeit, Förderstatus der Schülerinnen und Schüler

Zweck:
Elektronische Erfassung der statistikrelevanten Krankentage aller Lehrkräfte mit einem Dienst- oder Arbeitsverhältnis

Wochenarbeitstage, Krankheitstage, Maßnahmen-übersicht

Zweck:
Öffentlichkeitsarbeit, Information

webbasiertes Bereitstellen von Zugangsportalen

▪ Beschäftigte der Schule

▪ (externe) Funktions-träger*innen,
z. B. Kooperations-partner

▪ Schülerinnen, Schüler, Eltern, (externe) Funktions-träger*innen

Newsletter-Abonnement, Kontaktanfragen, z. B. Name, E‑Mail

Beschäftigte der Schule:

Name, Aufgabe/Funktion, dienstliche Erreichbarkeit

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben

§12 Abs. 1 Satz 1 IFG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung)

·       Facebook

·       Instagram

Zweck:
Wahrnehmung des Hausrechts

Schutz des Eigentums gegen Vandalismus und Diebstahl

Zweck:
Bereitstellung einer zentralen Benutzer-verwaltung, grundlegender Module zu Kommunikation und Organisation (z. B. Kalender, Dateiverwaltung) sowie Anbindung und Recherche digitaler Lernmittel

▪ sonstiges Personal an der Schule

▪ Schülerinnen, Schüler

▪ Eltern, Verpflichtete

▪ (externe) Funktionsträger,
z. B. Schulbegleiterin

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben (Details s. E.D1)

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §3 Abs. 1 DSG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung,Details s. E.D1)

·       Office Outlook  Kalender

Zweck:
Bereitstellung von Unterrichtsmaterialien

Realisierung digitaler Unterrichtsszenarien (eLearning-Szenarien)

▪ sonstiges Personal an der Schule

▪ Schülerinnen, Schüler

▪ (externe) Funktionsträger,
z. B. Schulbegleiterin

Organisationsdaten,
z. B. Lerngruppe

pädagogische Dokumentation,
z. B. Stand des Lernprozesses

pädagogische Inhaltsdaten,
z. B. Arbeits-ergebnisse, …

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben (Details s. E.D1)

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §3 Abs. 1 DSG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung, Details s. E.D1)

·       WebUntis

Zweck:
text- und videogestützte elektronische individuelle Kommunikation und Kommunikation in Gruppen im Rahmen der Aufgaben-erfüllung der Schule

Realisierung digitaler Unterrichtszenarien

▪ Lehrkräfte,
z. B. aufgrund von Klassenlehrer-schaft)

• sonstiges Personal an der Schule

▪ (externe) Funktionsträger
z. B. Schulbegleiterin

Organisationsdaten,
z. B. Klasse

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben (Details s. E.D1)

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §3 Abs. 1 DSG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung, Details s. E.D1)

Zweck:
Infektionsschutz in schulischen Gemeinschafts-einrichtungen

Organisationsdaten,
z. B. Klasse

Testzeitpunkt, Testergebnis

§1 Abs. (2b), (2e) CoronaBetrVO

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit

§6 Abs.1, Abschnitt 1 lit. t) IfSG

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitungen:
Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung)

Speicherdauer:
Freiwillig bereitgestellte Daten werden in den schulischen Systemen gelöscht,

·       sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO).

·       wenn eine erteilte Einwilligung widerrufen wurde.

Zweck:
Erstellen von Audio-, Foto-, Videoaufnahmen des Unterrichtsgeschehens zur Verwendung im schul-organisatorischen Kontext

Verarbeiten pseudonymisierter Daten im Rahmen wissenschaftlicher Untersuchungen und Befragungen

▪ Lehrkräfte

▪ (externe) Funktionsträger*innen

pseudonymisierte Daten im Rahmen wissenschaftlicher Untersuchungen und Befragungen

Zweck:
Erstellen von Audio-, Foto- und Videoaufnahmen im Rahmen des Unterrichts zur Verwendung im unterrichtlichen Kontext

Anlegen pseudonymisierter Nutzerkonten (Identität der Betroffenen gem. DSGVO geschützt) in externen Systemen, die die Schule im Rahmen der Erfüllung pädagogischer Aufgaben nutzt

▪ Lehrkräfte

▪ (externe) Funktionsträger*innen

Pseudonyme

Zweck:
Verarbeiten freiwillig bereitgestellter Daten im Rahmen der Nutzung schulischer Systeme (IT-Infrastruktur, Lernmanagementsystem, Messenger, Videokonferenzsystem)

▪ Lehrkräfte

▪ (externe) Funktionsträger*innen

Zweck:
Erstellen von Audio-, Foto-, Videoaufnahmen zur Dokumentation des Schullebens

Veröffentlichen von Audio-, Foto-, Videoaufnahmen in analoger oder digitaler Form zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit der Schule

▪ sonstiges Personal an der Schule

▪ Schüler*innen

▪ (externe) Funktionsträger*innen

▪ Besucherinnen und Besucher der Schule

Veröffentlichung von

Aufnahmen, die im Rahmen der Dokumentation des Schullebens entstanden sind und bei denen ggf. vorhandene Personen nur „Beiwerk“ sind und nicht das Hauptmotiv darstellen

Aufnahmen, die im Rahmen der Dokumentation des Schullebens entstanden sind und bei denen ggf. vorhandene Personen das Hauptmotiv darstellen, auch mit Namen der Betroffenen

Zweck:
Vorführen von Audio-, Foto-, Videoaufnahmen auf schulinternen Veranstaltungen (Elternabende, Schulveranstaltungen)

Weitergeben von Audio-, Foto-, Videoaufnahmen auf Datenträger oder per Download zu persönlichen Zwecken der Betroffenen bzw. deren Erziehungsberechtigten

Weitergeben von Kontaktdaten an die Teilnehmenden der jeweiligen Klassenpflegschaft (Erziehungsberechtigte der Mitschüler*innen) zum Zwecke der Kontaktaufnahme

▪ sonstiges Personal an der Schule

▪ Schüler*innen

▪ (externe) Funktionsträger*innen

Audio-, Foto-, Videoaufnahmen, die im Rahmen der Dokumentation des Schullebens entstanden sind
(s. E.E1)

E-Mail-Adresse, Telefonnummer

Daten werden nur von den Personen verarbeitet, die dafür im Rahmen ihrer Aufgabe eine Berechtigung besitzen. Lehrkräfte haben z. B. Zugriff auf die Adressen ihrer Schülerinnen und Schüler, sie notieren auch Teilnoten und führen Listen mit den Ergebnissen von Klassenarbeiten.

Die Schule gibt Daten auch an andere Stellen weiter. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn die Empfänger eine eigene Berechtigung für die Verarbeitung der Daten besitzen, oder wenn die Betroffenen in die Datenweitergabe eingewilligt haben.

So erhält z. B. der Schulträger Daten von Schülerinnen und Schülern, um Schülerfahrkarten ausstellen zu können. Auch an die Bezirksregierung werden Daten weitergegeben, an das Schulministerium, das Gesundheits- oder das Jugendamt.

Für die von der Schule erhobenen und verarbeiteten Daten gelten Fristen, wann die Daten wieder zu löschen sind. Die Löschfristen sind von der Art der Daten und den Verarbeitungszwecken abhängig und werden von den Rechtsgrundlagen, auf deren Basis sie erhoben wurden, bestimmt. Für die Schule ist das in der Regel das Schulgesetz NRW.

Grundsätzlich werden Daten gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden (z. B. Pläne über den Tafeldienst). Andere Daten werden bis zu 50 Jahre aufbewahrt (z. B. Kopien von Abschlusszeugnissen).

Daten, die freiwillig angegeben werden, werden gelöscht, wenn die Einwilligung widerrufen wird.

Die folgende Tabelle gibt an, welche Daten wann gelöscht werden.

Betroffene haben das Recht zu erfahren, welche Daten die Schule über sie speichert.

Sie können falsche Daten berichtigen lassen. Sie können verlangen, dass Daten gelöscht werden, wenn die Schule die Daten unrechtmäßig verarbeitet.

Betroffene haben zudem das Recht sich zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden. Dazu können sie sich an die Landesdatenschutzbeauftragte (LDI) wenden.