Datenschutzerklärung /
Erfüllung der Informationspflicht gem. Art. 13, 14 DSGVO


kurz erklärt
Wozu dient diese Datenschutzerklärung?

Die Schule verarbeitet Daten über Personen (personenbezogene Daten). Diese Daten finden sich in Akten und Dokumenten, aber auch digitale Daten gehören dazu.

Mit der vorliegenden Datenschutzerklärung kommt die Schule ihrer Pflicht nach, die Personen zu informieren, deren Daten sie verarbeitet.

1. Verantwortung für die Datenverarbeitung


kurz erklärt
Wer ist für den Datenschutz an der Schule verantwortlich?

Die Verantwortung für alle Datenverarbeitungen an der Schule liegt bei der Schulleitung. Sie ist für den Datenschutz an der Schule verantwortlich.

Dabei wird sie von behördlichen Datenschutzbeauftragten unterstützt.

In diesem Abschnitt finden sich die Kontaktdaten der Schulleiterin oder des Schulleiters und der für die Schule zuständigen behördlichen Datenschutzbeauftragten, an die man sich bei Fragen zum Datenschutz an der Schule wenden kann.

Name der Schule Städtisches Emsland-Gymnasium Rheine
Name der Schulleiterin / des Schulleiters Frau Dr. Diana Schilling
Kontaktdaten
(Anschrift, Telefon)
Bühnertstraße 120

48431 Rheine

 

Tel. 05971/94355200

dienstliche E-Mail-Adresse der Schulleiterin / des Schulleiters sekretariat@emsland-gymnasium-rheine.de

Datenschutzbeauftragte

Name der oder des behördlichen Datenschutzbeauftragten Nils Berkenheide
Kontaktinformationen Mail: datenschutz.st1@bdsb.nrw.schule
Mobil: 0151 – 56751914

Die Kontaktdaten der zuständigen behördlichen Datenschutzbeauftragten für die öffentlichen Schulen im Regierungsbezirk Münster finden sich unter http://www.brms.nrw.de/go/behoerdliche_datenschutzbeauftragte.

3. Aufgabenbereiche der Schule und Datenverarbeitungen


kurz erklärt
Bei welchen Aufgaben der Schule werden Daten verarbeitet?

Eine Schule erfüllt im Rahmen ihres Bildungs- und Erziehungsauftrags Aufgaben in verschiedenen Bereichen. Dabei verarbeitet sie personenbezogene Daten. Für eine bessere Übersicht wurden die einzelnen Datenverarbeitungen den unterschiedlichen Aufgabenbereichen der Schule zugeordnet.

Personaldaten und Schülerakten fallen z. B. in den Aufgabenbereich Verwaltung, Klassenbücher oder Notenlisten sind dem Aufgabenbereich Unterricht zugeordnet.

Eine detaillierte Information über die verarbeiteten Daten, die Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen findet sich in Abschnitt „4. Umfang, Zwecke, und Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitungen“.

Aufgabenbereich Datenverarbeitung (Verarbeitungstätigkeit)
A. Verwaltung A01. Personendatenverwaltung Personal und Externe
A02. Personendatenverwaltung Schülerinnen, Schüler, Eltern
A03. Laufbahndokumentation (Schülerbegleitmappe)
A04. Beratungen sonderpädagogischer, medizinischer, psychologischer und sozialer Art
A05. Stunden- und Vertretungsplanung
B. Unterricht B01. allgemeine Dokumentation der Schule
B02. Erfüllung des pädagogischen Auftrags (Schülerinnen und Schüler)
C. Statistik C01. Bildungsplanung
C02. Krankenstand (Lehrkräfte)
D. weitere D01. Bereitstellung öffentlich zugänglicher Webfrontends (z. B. Homepage)
D02. Videoüberwachung des öffentlich zugänglichen Raums der Schule
D03. Bereitstellung und Betrieb einer Basis-IT-Infrastruktur
D04. Bereitstellung und Betrieb eines Lernmanagementsystems
D05. Bereitstellung und Betrieb eines Messengers und Videokonferenzsystems
D06. Dokumentation der Testergebnisse der durchgeführten Coronatests

E. einwilligungspflichtige Datenverarbeitungen aus den Aufgabenbereichen A.-D. im Detail Unter Punkt E sind die Datenverarbeitungen aus den Aufgabenbereichen A.-D., für die die Schule die Einwilligung der Betroffenen benötigt, noch einmal detailliert dargestellt.

4. Umfang, Zwecke, und Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitungen


kurz erklärt
Welche Daten werden zu welchen Zwecken auf welcher Basis verarbeitet?

Die folgende Tabelle informiert ausführlich über die Art der Daten, die verarbeitet werden, zu welchen Zwecken sie verarbeitet werden und auf welcher Grundlage (gesetzliche Rechtsgrundlage oder Einwilligung) diese Verarbeitung stattfindet. Die Tabelle E. fasst die Datenverarbeitungen zusammen, für die die Schule eine Einwilligung benötigt.

Wozu verarbeitet die Schule Daten?

Die Datenverarbeitungen, die die Schule bei der Erfüllung ihrer Aufgaben vornimmt, erfolgen zu einer Vielzahl unterschiedlicher Zwecke. Diese stehen in Zusammenhang mit der Verwaltung der Schule, der Erteilung des Unterrichts oder der Beurteilung der Schülerinnen und Schüler. Auch zur Erstellung von Statistiken, für die Kommunikation mit Eltern oder anderen Stellen. Auch für die Öffentlichkeitsarbeit der Schule werden Daten verarbeitet.

Wer erlaubt der Schule die Daten zu verarbeiten?

Die Schule verarbeitet Daten nur dann, wenn sie dazu eine Erlaubnis hat. Für den überwiegenden Teil der Datenverarbeitungen stellt das Schulgesetz NRW die rechtliche Grundlage dar. Findet sich die Erlaubnis nicht im Schulgesetz NRW wieder, benötigt die Schule in der Regel die Einwilligung der Betroffenen, z. B. für Foto- und Videoaufnahmen.

A. Verwaltung
Verarbeitungs-
tätigkeit und
-zweck
betroffene Personen verarbeitete Daten Rechts-grundlagen eingesetzte Systeme
A01.
Personendaten-verwaltung
Personal und Externe

Zweck:
Erledigung der laufenden schulischen Angelegenheiten

▪ Lehrkräfte

▪ sonstiges Personal an der Schule

▪ Bewerberinnen, Bewerber

▪ (externe) Funktions-träger*innen,
z. B. Schulbegleiterin

Personen-stammdaten,
z. B. Name, Adresse

Organisationsdaten,
z. B. Lehramt, Beschäftigungs-umfang

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben (Details s. E.A1)

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO‑DV II

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §3 Abs. 1 DSG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung, Details s. E.A1)

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A02.
Personendaten-verwaltung Schülerinnen, Schüler, Eltern

Zweck:
Erfüllung des gesetzlichen Bildungs- und Erziehungsauftrags der Schule

▪ Schülerinnen, Schüler

▪ Eltern, Verpflichtete

▪ Dritte, die seitens der Eltern mit der Betreuung beauftragt worden sind,
z. B. Großeltern

Personen-stammdaten,
z. B. Name, Adresse

Organisationsdaten,
z. B. Klasse

Leistungsdaten

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben (Details s. E.A1)

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO‑DV I, VO-DV II

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §3 Abs. 1 DSG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung, Details s. E.A1)

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A03.
Laufbahn-dokumentation (Schüler-begleitmappe)

Zweck:
Verwaltung individueller Dokumente und Vermerke bzgl. Schülerinnen und Schülern

▪ Schülerinnen, Schüler

▪ Eltern, Verpflichtete

▪ Dritte, die seitens der Eltern mit der Betreuung beauftragt worden sind,
z. B. Großeltern

▪ Lehrkräfte,
z. B. aufgrund von Klassenlehrer-schaft

▪ (externe) Funktions-träger*innen,
z. B. Schulbegleiterin

Zeugnis-zweitschriften

Schriftverkehr,
z. B. zu Schulpflicht-verletzungen, Ordnungs-maßnahmen

Aktenvermerke über die Schullaufbahn

sonder-pädagogische Gutachten

Unterlagen zur Aufnahme an die Schule

Prüfungsakten

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben (Details s. E.A1)

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO‑DV I, VO-DV II

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §3 Abs. 1 DSG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung, Details s. E.A1)

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A04.
Beratungen sonder-pädagogischer, medizinischer, psychologischer und sozialer Art

Zweck:
Verwaltung individueller Beratungsdaten

▪ Schülerinnen, Schüler

▪ Eltern, Verpflichtete

▪ Lehrkräfte,
z. B. aufgrund von Klassenlehrer-schaft

▪ (externe) Funktions-träger*innen,
z. B. Schulbegleiterin

Personen-stammdaten,
z. B. Name, Adresse

Beratungs-unterlagen sonder-pädagogischer, medizinischer, psychologischer und sozialer Art

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben (Details s. E.A1)

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO‑DV I, VO-DV II

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §3 Abs. 1 DSG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung, Details s. E.A1)

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A05.
Stunden- und Vertretungs-planung

Zwecke:
Planung und Ermittlung des Unterrichtsbedarfs

Durchführung des Unterrichts

Sicherstellung des Unterrichts

Organisation des Vertretungs-unterrichts

▪ Lehrkräfte

▪ (externe) Funktions-träger*innen,
z. B. Schulbegleiterin

Personen-stammdaten,
z. B. Name, Adresse

Beschäftigungs-umfang

Informationen zu möglichem Einsatz

An- und Abwesenheit

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO‑DV II

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung)

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B. Unterricht
Verarbeitungs-
tätigkeit
betroffene Personen verarbeitete Daten Rechts-grundlagen eingesetzte Systeme
B01.
allgemeine Dokumentation der Schule

Zweck:
Erfüllung der Dokumentations-pflicht

▪ Lehrkräfte

▪ Schülerinnen, Schüler

▪ Eltern, Verpflichtete

▪ (externe) Funktions-träger*innen,
z. B. Schulbegleiterin

Personen-stammdaten,
z. B. Name, Adresse

Organisationsdaten,
z. B. Klasse, Klassensprecher

Nachweise zum Unterricht

Vermerke,
z. B. zu Verspätungen, Versäumnissen, Sozialverhalten

Liste der schriftlichen Arbeiten und deren Ergebnisse

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben (Details s. E.B1)

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO‑DV I, VO-DV II

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §3 Abs. 1 DSG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung, Details s. E.B1)

 

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B02.
Erfüllung des pädagogischen Auftrags

Zweck:
Sammlung und Dokumentation zur  Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrages der Schule

▪ Schülerinnen, Schüler

▪ Eltern, Verpflichtete

▪ Lehrkräfte,
z. B. aufgrund von Klassenlehrer-schaft

▪ (externe) Funktions-träger*innen,
z. B. Elternvertreterin

Personen-stammdaten,
z. B. Name, Adresse

Organisationsdaten,
z. B. Klasse

pädagogische Dokumentation:

Auszüge aus bestehenden Sammlungen,
z. B. Stammdaten

Übersichtslisten,
z. B. Klassenlisten, Anwesenheits-listen

Notenlisten, Bewertungen,
Aufzeichnungen zum Arbeits- und Sozialverhalten

pädagogische Inhaltsdaten,
z. B. Arbeits-ergebnisse, …

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben (Details s. E.B1)

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO‑DV I, VO-DV II

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §3 Abs. 1 DSG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung, Details s. E.B1)

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·       IServ

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·       Lupo

·       Excel

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C. Statistik
Verarbeitungs-
tätigkeit
betroffene Personen verarbeitete Daten Rechts-grundlagen eingesetzte Systeme
C01.
Bildungsplanung

Zwecke:
Bestimmung des Lehrkräftebedarfs an den Schulen

Erstellung der Landeskarte der Inklusion

Daten für „Schule(n) suchen“

Vorbereitung Qualitätsanalyse

Verwendung für Lehrerausbildung

Förderung von Schülerinnen und Schüler mit Migrations-hintergrund

▪ Lehrkräfte

▪ Schülerinnen, Schüler

Lehrerdaten (LID, Lehrer-individualdaten)

Unterrichtsdaten (UVD)

Abschlüsse

Übergangs-empfehlung

Zuwanderungs-daten, Religions-zugehörigkeit, Förderstatus der Schülerinnen und Schüler

Art. 6 Abs. 1 lit. c), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit BASS 10 – 41 Nr. 7 (Amtliche Schuldaten und weitere statistische Erhebungen; Erhebungs-verfahren und Daten-bereitstellung) ASDPC
C02.
Krankenstand

Zweck:
Elektronische Erfassung der statistikrelevanten Krankentage aller Lehrkräfte mit einem Dienst- oder Arbeitsverhältnis

• Lehrkräfte Personen-stammdaten

Wochenarbeitstage, Krankheitstage, Maßnahmen-übersicht

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO‑DV II GPC

D. weitere Aufgabenbereiche
Verarbeitungs-
tätigkeit
betroffene Personen verarbeitete Daten Rechts-grundlagen eingesetzte Systeme
D01.
Bereitstellung öffentlich zugänglicher Webfrontends
(z. B. Homepage, Basis-IT-Infrastruktur, Lernmanagement-system, Messenger, Videokonferenz-tool, …)

Zweck:
Öffentlichkeitsarbeit, Information

webbasiertes Bereitstellen von Zugangsportalen

▪ Besucherinnen, Besucher der Frontends

▪ Beschäftigte der Schule

▪ (externe) Funktions-träger*innen,
z. B. Kooperations-partner

▪ Schülerinnen, Schüler, Eltern, (externe) Funktions-träger*innen

Server-Logfiles

Newsletter-Abonnement, Kontaktanfragen, z. B. Name, E‑Mail

Beschäftigte der Schule:

Name, Aufgabe/Funktion, dienstliche Erreichbarkeit

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §3 Abs. 1 DSG NRW

§12 Abs. 1 Satz 1 IFG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung)

·       Homepage

·       Facebook

·       Instagram

D02.
Videoüberwachung des öffentlich zugänglichen Raums der Schule

Zweck:
Wahrnehmung des Hausrechts

Schutz des Eigentums gegen Vandalismus und Diebstahl

▪ Besucherinnen, Besucher des öffentlichen Raums der Schule Video-aufzeichnungen Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §20 DSG NRW
D03.
Bereitstellung und Betrieb einer Basis-IT-Infrastruktur

Zweck:
Bereitstellung einer zentralen Benutzer-verwaltung, grundlegender Module zu Kommunikation und Organisation (z. B. Kalender, Dateiverwaltung) sowie Anbindung und Recherche digitaler Lernmittel

▪ Lehrkräfte

▪ sonstiges Personal an der Schule

▪ Schülerinnen, Schüler

▪ Eltern, Verpflichtete

▪ (externe) Funktionsträger,
z. B. Schulbegleiterin

Daten gem. A01.-A04, B01, B02

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben (Details s. E.D1)

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO‑DV I, VO-DV II

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §3 Abs. 1 DSG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung,Details s. E.D1)

·       IServ

·       Office Outlook  Kalender

D04.
Bereitstellung und Betrieb eines Lernmanagement-systems

Zweck:
Bereitstellung von Unterrichtsmaterialien

Realisierung digitaler Unterrichtsszenarien (eLearning-Szenarien)

▪ Lehrkräfte

▪ sonstiges Personal an der Schule

▪ Schülerinnen, Schüler

▪ (externe) Funktionsträger,
z. B. Schulbegleiterin

Personen-stammdaten,
z. B. Name

Organisationsdaten,
z. B. Lerngruppe

pädagogische Dokumentation,
z. B. Stand des Lernprozesses

pädagogische Inhaltsdaten,
z. B. Arbeits-ergebnisse, …

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben (Details s. E.D1)

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO‑DV I, VO-DV II

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §3 Abs. 1 DSG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung, Details s. E.D1)

·       IServ

·       WebUntis

D05.
Bereitstellung und Betrieb eines Messengers und Videokonferenz-systems

Zweck:
text- und videogestützte elektronische individuelle Kommunikation und Kommunikation in Gruppen im Rahmen der Aufgaben-erfüllung der Schule

Realisierung digitaler Unterrichtszenarien

▪ Schülerinnen, Schüler

▪ Lehrkräfte,
z. B. aufgrund von Klassenlehrer-schaft)

• sonstiges Personal an der Schule

▪ (externe) Funktionsträger
z. B. Schulbegleiterin

Personen-stammdaten, z. B. Name

Organisationsdaten,
z. B. Klasse

ggf. weitere Daten, auch Text-, Bild- und Tondaten, in deren Verarbeitung die Betroffenen eingewilligt haben (Details s. E.D1)

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO‑DV I, VO-DV II

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §3 Abs. 1 DSG NRW

Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung, Details s. E.D1)

·       IServ
D06.
Dokumentation der Testergebnisse der durchgeführten Coronatests

Zweck:
Infektionsschutz in schulischen Gemeinschafts-einrichtungen

• alle in der Schule in Präsenz tätigen Personen (Schüler*innen, Lehrer*innen, sonstiges an der Schule tätiges Personal) Personen-stammdaten,
z. B. Name

Organisationsdaten,
z. B. Klasse

Testzeitpunkt, Testergebnis

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit

§1 Abs. (2b), (2e) CoronaBetrVO

Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit

§6 Abs.1, Abschnitt 1 lit. t) IfSG

·       Excel

Sicherheit der Verarbeitung

Bei der Bereitstellung und Nutzung digitaler Systeme und Anwendungen werden zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebs und der Verfügbarkeit der Systeme sowie zur Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse Betriebsdaten (Log-Files) verarbeitet.

E. einwilligungspflichtige Datenverarbeitungen aus den Aufgabenbereichen A.-D. im Detail

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitungen:
Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung)

Speicherdauer:
Freiwillig bereitgestellte Daten werden in den schulischen Systemen gelöscht,

·       sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO).

·       wenn eine erteilte Einwilligung widerrufen wurde.

Verarbeitungs-
tätigkeit
betroffene Personen verarbeitete Daten
E.A1
einwilligungspflichtige Datenverarbeitungen
gem. A.01-A.04
zu schulverwalterischen Zwecken

Zweck:
Erstellen von Audio-, Foto-, Videoaufnahmen des Unterrichtsgeschehens zur Verwendung im schul-organisatorischen Kontext

Verarbeiten pseudonymisierter Daten im Rahmen wissenschaftlicher Untersuchungen und Befragungen

▪ Schüler*innen

▪ Lehrkräfte

▪ (externe) Funktionsträger*innen

Foto-, Video-, Audioaufzeichnungen
z. B. im Rahmen der Lehreraus- und Fortbildung

pseudonymisierte Daten im Rahmen wissenschaftlicher Untersuchungen und Befragungen

E.B1
einwilligungspflichtige Datenverarbeitungen
gem. B.01, B.02
zu unterrichtlichen Zwecken

Zweck:
Erstellen von Audio-, Foto- und Videoaufnahmen im Rahmen des Unterrichts zur Verwendung im unterrichtlichen Kontext

Anlegen pseudonymisierter Nutzerkonten (Identität der Betroffenen gem. DSGVO geschützt) in externen Systemen, die die Schule im Rahmen der Erfüllung pädagogischer Aufgaben nutzt

▪ Schüler*innen

▪ Lehrkräfte

▪ (externe) Funktionsträger*innen

Foto-, Video-, Audioaufzeichnungen,
z. B. für
Plakate, Präsentationen, …
Interviews, Erklärvideos, Hörspiele
Aussprachübungen im Sprachunterricht, Bewegungsabläufe im Sportunterricht, künstlerische Darstellungen,
Klassenpläne, Übersichten, …

Pseudonyme

E.D1
einwilligungspflichtige Datenverarbeitungen
gem. D.03-D.05
in schulinternen Systemen

Zweck:
Verarbeiten freiwillig bereitgestellter Daten im Rahmen der Nutzung schulischer Systeme (IT-Infrastruktur, Lernmanagementsystem, Messenger, Videokonferenzsystem)

▪ Schüler*innen

▪ Lehrkräfte

▪ (externe) Funktionsträger*innen

freiwillig bereitgestellte Daten im Rahmen der Nutzung der schulischen Systeme
z. B. freiwillige Angaben im persönlichen Profil der Systeme
E.E1
Dokumentation des Schullebens und Öffentlichkeitsarbeit

Zweck:
Erstellen von Audio-, Foto-, Videoaufnahmen zur Dokumentation des Schullebens

Veröffentlichen von Audio-, Foto-, Videoaufnahmen in analoger oder digitaler Form zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit der Schule

▪ Lehrkräfte

▪ sonstiges Personal an der Schule

▪ Schüler*innen

▪ (externe) Funktionsträger*innen

▪ Besucherinnen und Besucher der Schule

Dokumentation des Schullebens,
z. B.
Klassenfotos,
auf Klassen- oder Schulfahrten,
von Aufführungen,
beim Tag der offenen Tür

Veröffentlichung von

Aufnahmen, die im Rahmen der Dokumentation des Schullebens entstanden sind und bei denen ggf. vorhandene Personen nur „Beiwerk“ sind und nicht das Hauptmotiv darstellen

Aufnahmen, die im Rahmen der Dokumentation des Schullebens entstanden sind und bei denen ggf. vorhandene Personen das Hauptmotiv darstellen, auch mit Namen der Betroffenen

E.E2
einwilligungspflichtige Datenverarbeitungen im Rahmen der Klassenpflegschaft

Zweck:
Vorführen von Audio-, Foto-, Videoaufnahmen auf schulinternen Veranstaltungen (Elternabende, Schulveranstaltungen)

Weitergeben von Audio-, Foto-, Videoaufnahmen auf Datenträger oder per Download zu persönlichen Zwecken der Betroffenen bzw. deren Erziehungsberechtigten

Weitergeben von Kontaktdaten an die Teilnehmenden der jeweiligen Klassenpflegschaft (Erziehungsberechtigte der Mitschüler*innen) zum Zwecke der Kontaktaufnahme

▪ Lehrkräfte

▪ sonstiges Personal an der Schule

▪ Schüler*innen

▪ (externe) Funktionsträger*innen

Audio-, Foto-, Videoaufnahmen, die im Rahmen des Unterrichts entstanden sind (s. E.B1)

Audio-, Foto-, Videoaufnahmen, die im Rahmen der Dokumentation des Schullebens entstanden sind
(s. E.E1)

E-Mail-Adresse, Telefonnummer

5. Empfängerkategorien und Datenweitergabe


kurz erklärt
Wer hat Zugriff auf die Daten?

Daten werden nur von den Personen verarbeitet, die dafür im Rahmen ihrer Aufgabe eine Berechtigung besitzen. Lehrkräfte haben z. B. Zugriff auf die Adressen ihrer Schülerinnen und Schüler, sie notieren auch Teilnoten und führen Listen mit den Ergebnissen von Klassenarbeiten.

Die Schule gibt Daten auch an andere Stellen weiter. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn die Empfänger eine eigene Berechtigung für die Verarbeitung der Daten besitzen, oder wenn die Betroffenen in die Datenweitergabe eingewilligt haben.

So erhält z. B. der Schulträger Daten von Schülerinnen und Schülern, um Schülerfahrkarten ausstellen zu können. Auch an die Bezirksregierung werden Daten weitergegeben, an das Schulministerium, das Gesundheits- oder das Jugendamt.

Daten mit Personenbezug werden ausschließlich durch

  • berechtigte Personen,
  • in ihre Rechte und Pflichten eingewiesene Administratorinnen und Administratoren sowie
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines technischen Dienstleisters im Rahmen des Supports

verarbeitet.

Eine Datenübermittlung erfolgt an berechtigte Dritte nur auf Basis gültiger Rechtsnormen oder wenn die betroffene Person der Übermittlung ausdrücklich zugestimmt hat.

Personenbezogene Daten können unter anderem weitergegeben werden

  • an eine aufnehmende Schule bei einem Schulwechsel oder Abgang von der Schule,
  • an die untere Gesundheitsbehörde zum Zwecke der Schulgesundheitspflege,
  • an Schulaufsichtsbehörden, den Schulträger und weitere Empfänger, soweit dies zur Erfüllung der dortigen per Rechtsvorschrift übertragenen Aufgaben erforderlich ist.

Zum Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr durch Polizeibehörden oder zur Erfüllung gesetzlicher Auflagen des Staatsschutzes kann ggf. eine Verpflichtung zur Auskunftserteilung vorliegen, welcher der Verantwortliche im Einzelfall nachzukommen hat.

Eine Datenverarbeitung auf Systemen externer Systemanbieter geschieht gemäß Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung) im Auftrag und auf Weisung der Schulleiterin bzw. des Schulleiters und nur für die genannten Zwecke.

6. Speicherdauer


kurz erklärt
Wie lange werden Daten gespeichert?

Für die von der Schule erhobenen und verarbeiteten Daten gelten Fristen, wann die Daten wieder zu löschen sind. Die Löschfristen sind von der Art der Daten und den Verarbeitungszwecken abhängig und werden von den Rechtsgrundlagen, auf deren Basis sie erhoben wurden, bestimmt. Für die Schule ist das in der Regel das Schulgesetz NRW.

Grundsätzlich werden Daten gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden (z. B. Pläne über den Tafeldienst). Andere Daten werden bis zu 50 Jahre aufbewahrt (z. B. Kopien von Abschlusszeugnissen).

Daten, die freiwillig angegeben werden, werden gelöscht, wenn die Einwilligung widerrufen wird.

Die folgende Tabelle gibt an, welche Daten wann gelöscht werden.

Daten/Dokumente Aufbewahrungszeit/ Löschfrist
Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen 50 Jahre
Schülerstammblätter 20 Jahre
Zeugnislisten, Zeugnisdurchschriften, (soweit es sich nicht um Abgangs- und Abschlusszeugnisse handelt), Unterlagen über die Klassenführung (Klassenbuch, Kursbuch), Akten über Schülerprüfungen 10 Jahre
alle übrigen Daten 5 Jahre
von Lehrkräften mit Genehmigung der Schulleitung auf privaten Computern verarbeitete personenbezogene Daten 1 Jahr
(nach Abgabe des Schülers, ab Ende des Kalenderjahres)
Veröffentlichungen auf der Schulhomepage Soweit nicht durch eine Einwilligung anders geregelt, nach Ende der Schulzeit.
Führen einer Schulchronik: 1. Name, Geburtsname, Vorname, Geschlecht, 2. Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland, 3. Anschrift, 4. Daten über die Dauer des Besuchs der Schule. unbegrenzte Speicherung

Die Aufbewahrungsfristen beginnen, sofern nichts anderes bestimmt ist, mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die personenbezogenen Daten zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind, bei Schülerinnen und Schülern nicht vor Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet.

Freiwillig bereitgestellte Daten werden in den schulischen Systemen gelöscht,

  • sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO).
  • wenn eine erteilte Einwilligung widerrufen wurde.

Für Logfiles und Cookies, die in der Regel bei automatisierten sowie browserbasierten Systemen und Anwendungen entstehen, gelten folgende Fristen:

Logfiles
System-Logfiles werden nach einer Aufbewahrungsfrist in der Regel von max. 30 Tagen, aus den Sicherungen nach in der Regel max. weiteren 30 Tagen automatisch gelöscht.

Cookies
Durch entsprechende Einstellungen in dem ggf. für die Nutzung eines Systems oder einer Anwendung eingesetzten Internetbrowsers können die Speicherung und Übermittlung der mit der Verarbeitung von Cookies einhergehenden Daten verhindert und bereits abgelegte Cookies gelöscht werden. Dies kann jedoch zur Folge haben, dass nicht sämtliche Funktionen eines Systems oder einer Anwendung vollumfänglich genutzt werden können.

7. Rechte Betroffener


kurz erklärt
Welche Rechte haben Betroffene?

Betroffene haben das Recht zu erfahren, welche Daten die Schule über sie speichert.

Sie können falsche Daten berichtigen lassen. Sie können verlangen, dass Daten gelöscht werden, wenn die Schule die Daten unrechtmäßig verarbeitet.

Betroffene haben zudem das Recht sich zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet werden. Dazu können sie sich an die Landesdatenschutzbeauftragte (LDI) wenden.

Betroffene haben jederzeit das Recht

  • auf Auskunft über sie angehende Daten gem. Art. 15 DSGVO,
  • auf Berichtigung unrichtiger sie angehende Daten gem. Art. 16 DSGVO,
  • auf Löschung sie angehende Daten, wenn diese nicht mehr erforderlich sind, sie rechtswidrig verarbeitet werden oder die Einwilligung in die Verarbeitung widerrufen wurde gem. Art. 17 DSGVO,
  • auf Einschränkung der Verarbeitung, um z. B. weitere Rechte geltend zu machen gem. Art. 18 DSGVO,
  • auf Datenübertragbarkeit, um die sie angehende Daten ggf. anderen Verfahren zur Verfügung zu stellen gem. Art. 20 DSGVO,
  • auf Widerspruch, um in einer besonderen Situation der weiteren Verarbeitung der sie angehenden Daten zu widersprechen gem. Art. 21 DSGVO.

Erteilte Einwilligungen in Datenverarbeitungen können jederzeit ohne Nennung von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Bei Nicht-Erteilen einer Einwilligung oder bei einem Widerruf einer erteilten Einwilligung darf den Betroffenen kein Nachteil entstehen.

Sollten Betroffene annehmen, dass ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, können sie sich auch an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Zuständige Aufsichtsbehörde ist

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (LDI)

Postfach 20 04 44

40102 Düsseldorf

Tel.: 0211/38424-0

E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de